10 хв
214
5
0
0
Компанія виростає з 50 до 100, потім до 200 людей. Разом із командою множаться вакансії, відпустки, лікарняні, онбординги, запити на документи, зміни в оргструктурі, звіти для керівництва й десятки дрібних погоджень. Але робочий тиждень HR не стає довшим.
За внутрішнім дослідженням HURMA серед 1700 клієнтів за 2024–2026 роки, HR-команди можуть витрачати до 43% робочого часу на рутинні операційні задачі.
Якщо перевести цю цифру у стандартний 40-годинний тиждень, отримаємо 17 годин 12 хвилин. Це понад два робочі дні.
Причому проблема не завжди в одній великій задачі. Частіше ці години розчиняються у двадцятихвилинному звіті, десяти хвилинах на перевірку відпустки, пів години на перенесення даних нового працівника, кількох нагадуваннях менеджеру та ще одному перегляді резюме.
Розберемо, з чого на практиці можуть складатися ці 17 годин і що з цієї роботи справді можна передати системі.
*Важливе уточнення: нижче — модель робочого тижня, а не універсальний статистичний розподіл 43%.
Звісно, у HR Generalist в компанії на 100 людей і HR Manager в компанії на 400 людей ці години виглядатимуть по-різному. Якщо бізнес активно наймає, більше часу забере рекрутинг. Якщо команда працює позмінно — відсутності, графіки та payroll. Під час масштабування значно зросте навантаження на онбординг.
Модель потрібна, щоб побачити головне: 43% складаються не лише з великих процесів. Значну частину часу HR витрачає на проміжні дії між ними.
| Блок роботи | Приблизний час на тиждень |
| Ручний скринінг і робота з кандидатами | 4 год |
| Запити співробітників та облік відсутностей | 3 год |
| Звіти, аналітика й актуалізація даних | 2 год 30 хв |
| Онбординг та офбординг | 2 год 30 хв |
| Підготовка й перевірка даних для payroll | 2 год 12 хв |
| Перенесення даних, синхронізація систем і нагадування | 3 год |
| Разом | 17 год 12 хв |
У календарі ці три години на «синхронізацію систем» навряд чи існуватимуть окремим блоком. Вони розкидані по всьому тижню: скопіювати дані кандидата, оновити таблицю після погодженої відпустки, звірити список із бухгалтерією, перенести результат опитування, нагадати менеджеру залишити фідбек.
Саме тому HR-рутина часто залишається непомітною.
Почнемо з процесу, де витрати часу побачити найпростіше.
У понеділок рекрутер відкриває ATS і бачить нові відгуки. Кожне резюме потрібно відкрити, звірити з вимогами, зрозуміти релевантність досвіду, зафіксувати оцінку і вирішити, куди рухати кандидата.
При великому потоці це вже не десять хвилин між іншими задачами.
У наших кейсах, за словами клієнтів, первинний скринінг одного потоку кандидатів займав близько 4 годин. Тобто на 1000 відгуків лише первинний перегляд може перетворитися приблизно на 4 робочі дні.
У HURMA AI Screening рекрутер спочатку задає критерії вакансії. Система аналізує профіль і резюме кожного нового кандидата, показує рівень відповідності та пояснює, за якими вимогами людина підходить або не підходить.
Наступний рівень — автоматичні дії. Для вакансії можна налаштувати логіку, за якою відповідно до AI-оцінки кандидат:
Тобто HR не просто швидше читає резюме. Частина механічної роботи після оцінювання теж відбувається без ручного сортування воронки.
Розмова з кандидатом, оцінка його мотивації, контексту, потенціалу та відповідності корпоративній культурі залишаються завданням рекрутера та менеджера з підбору персоналу.
«Скільки в мене залишилося днів відпустки?», «Я подав day-off, менеджер уже погодив?», «А де знайти політику компенсацій?», «Чи можна перенести відпустку?»
Одне таке питання займає кілька хвилин. У компанії на 200–300 людей вони перетворюються на постійний потік.
Схожим чином працює ручний облік відсутностей.
Працівник пише HR — HR перевіряє дані — уточнює щось у керівника — чекає погодження — нагадує — оновлює таблицю або календар — передає інформацію далі.
І якщо частина ланцюжка живе в месенджері, частина у табличках, а частина — у системі обліку, HR стає точкою, через яку має пройти кожна людина.
От, наприклад, у Фундації Олени Зеленської відсутності раніше передавали через внутрішні чати. Як пояснює HRD Олена Турчак, там просто губились повідомлення. Після перенесення процесу в HURMA команда отримала один прозорий календар подій та відсутностей для двох офісів.
У системі співробітник може сам створити запит на відсутність.
Далі він проходить налаштований маршрут погодження, а інформація залишається в системі та календарі відсутностей. HR більше не потрібно вручну бути посередником між кожним працівником і його менеджером.
Ще частину навантаження забирає self-service: працівники мають власні профілі, доступ до необхідної інформації та можуть самостійно працювати з частиною своїх даних. Права на перегляд і редагування при цьому можна налаштовувати.
Звіти особливо добре показують різницю між наявністю даних і готовністю даних до використання.
У компанії може бути все необхідне:
Але якщо кожен блок лежить в іншому місці, запит CEO «покажи плинність за квартал і динаміку чисельності» запускає маленький аналітичний проєкт.
Знайти файл. Перевірити актуальність. Попросити дані в рекрутера. Звести два періоди. Перевірити формули. Уточнити одне звільнення. Перебудувати таблицю.
Саме цим відрізняється звіт від аналітики: у першому випадку HR витрачає час, щоб зібрати картину, у другому — щоб її інтерпретувати.
Якщо рекрутинг, співробітники, відсутності та інші HR-процеси ведуться в одній системі, статистику не потрібно щоразу відновлювати вручну.
HURMA збирає, зокрема, дані про:
Система бере на себе збір і структурування. HR залишається робота, яку автоматизувати значно складніше: пояснити, чому зросла плинність, що означає падіння конверсії, де компанія ризикує втратити людей і які рішення варто запропонувати бізнесу.
Новачок погодив офер. Тепер потрібно: створити профіль — запросити документи — передати інформацію бухгалтерії — підготувати доступи — попередити менеджера — додати зустрічі — надіслати матеріали — видати техніку — перевірити виконання задач — не забути про точки контролю випробувального терміну.
Кожна дія окремо проста.
Проблема починається, коли одночасно виходять три людини, двоє звільняються, HR проводить співбесіди, а один із менеджерів не виконав свою частину онбордингу.
Тоді процес тримається не на системі, а на пам'яті HR.
У Фундації Олени Зеленської лише збір даних для облікових записів нової людини міг займати близько трьох годин. Після впровадження HURMA команда автоматизувала частину пребордингу й онбордингу, а система почала контролювати задачі, документи, доступи та точки перевірки.
Онбординг можна перетворити із набору нагадувань у сценарій.
Наприклад:
Система контролює повторювану частину процесу. HR не потрібно щоразу створювати однаковий чекліст із нуля й перевіряти його вручну.
Та сама логіка працює під час офбордингу: повернення майна, закриття доступів, exit-процеси та збір потрібних даних можна вести за стандартизованим сценарієм.
Так автоматизація впливає не лише на години HR. Вона зменшує залежність якості процесу від того, наскільки завантаженою була конкретна людина цього дня.
Payroll добре показує, чому автоматизація окремої задачі не завжди розвʼязує проблему.
Сам розрахунок може бути автоматизований. Але якщо графіки, лікарняні, day-off, бонуси та інша інформація приходять із різних джерел, хтось усе одно має зібрати й перевірити їх перед розрахунком.
І найчастіше це знову HR.
У TechVill проблема була настільки відчутною, що після виплат робота з помилками та зверненнями могла забирати приблизно 16 годин лише часу CPO. Після централізації система почала автоматично враховувати графіки, лікарняні та day-off, а пов'язані дані потрапляють у payroll без окремої ручної звірки.
І це не одиничний сценарій.
У WOW24-7 складність створювали різні графіки, нічні зміни, вихідні та робота команди у різних країнах. Після автоматизації процес розрахунку payroll скоротився з 15 до максимум 5 днів.
Критична різниця виникає тоді, коли відсутність не потрібно спочатку зафіксувати в одному інструменті, потім передати в інший, а перед payroll ще раз перевірити.
У HURMA payroll може працювати з даними про графіки, відпрацьовані дні, відпустки, лікарняні, понаднормову роботу, бонуси та інші параметри, які вже є в системі.
У такій моделі HR перевіряє винятки, а не переносить кожну подію вручну.
Цей блок майже ніколи не потрапляє в жоден підрахунок часу.
HR закінчив скринінг кандидата в ATS — і переніс інформацію в інший документ. Погодив відпустку — і відкрив таблицю. Отримав нові дані працівника — і змінив їх у кількох місцях. Зібрав фідбек — і переніс результати у презентацію. Оновив оргструктуру — і повідомив усіх, у кого стара версія.
Тобто частина часу йде не на HR-процес як такий, а на підтримання зв'язку між інструментами.
Саме тому фрагментація починає особливо дорого коштувати бізнесу під час росту.
Сенс All-in-One тут у тому, щоб одні й ті самі дані не вводилися по кілька разів.
Кандидат проходить рекрутинг — стає співробітником — потрапляє в оргструктуру — проходить онбординг — створює запити на відсутності — бере участь у performance-процесах — його дані використовуються в аналітиці.
Якщо цей шлях розірваний між п'ятьма сервісами, HR з'єднує його вручну. Якщо він побудований усередині одного середовища, кожен наступний процес використовує дані, які вже є.
Є ще одне питання: якщо HR справді повернув собі кілька годин на тиждень, на що їх витрачати?
На цьому етапі технології вже недостатньо.
Потрібні компетенції, практика інших команд, методологія й середовище, де можна перевіряти власні рішення.
Саме тому HURMA розвиває не лише продукт, а й професійну екосистему: HURMA Academy та HURMA Community.
В Академії є навчальні програми з HR-аналітики, People Management, Total Rewards, онбордингу, HRBP, рекрутингу та інших напрямів. Community об'єднує базу знань, вебінари, peer-to-peer зустрічі, консультації експертів і можливості для розвитку власного професійного бренду.
Тобто логіка проста: система повертає час — дані допомагають побачити проблему — експертиза HR визначає, що з нею робити.
Хочете побачити, де саме втрачає час ваша HR-команда? На демо HURMA можна розібрати ваші поточні процеси та подивитися, як об'єднати рекрутинг, HR, performance, payroll, базу знань, аналітику й AI в одному середовищі — без ручного перенесення даних між 3–5 інструментами.
Я даю свою згоду на обробку Персональних Даних у відповідності з Політикою конфіденційності та приймаю Угоду користувача
Ви підписані!
OKR і 360 без розриву: чому цілі та оцінка мають жити в одній системі
Залучення талантів або talent acquisition
